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請求書の日付の書き方はこうやって決める!

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請求書の日付の重要性については以前に説明しましたが、今回は日付設定をどのように行えばよいかについて説明します。

■日付の決め方はどうすれば良いの?

請求書の日付が重要であるという事は述べましたが、日付の決め方に迷う場合もあるでしょう。
そんな時にはどのようにして決めたらよいのでしょうか?

1.請求日の決め方

請求日を決める際にまず考えるのが、「請求する側の会計締日」になります。
会計締日は企業によって違います。
会計締日が末締めの企業であれば、その月の1日から末日までの1ヵ月間に提供したサービスや商品の代金を請求する事になります。

ただ、場合によっては取引先側(受け取る側)の事情も考慮する必要があります。
あなたの企業が末締めであっても、取引先の企業が末締めとは限りません。
例えば取引先の企業が20日締めであった場合、取引先から請求書も20日で締めるように求められることもあるのです。
その場合は、前月の21日から当月の20日までの1ヵ月間に提供したサービスや商品の代金を請求します。

つまり、基本は請求する側の企業の締日にはなりますが、会社同士の話し合いによっては取引先の都合に合わせて日付を設定することが必要になります。

2.支払締日の決め方

支払締日も請求日と同じく、まずは「請求する側が希望する支払締日」になります。
ただこれに関しても、請求側が勝手に決めてしまうとトラブルになる危険性も秘めています。
支払う側も企業運営上、お金の動きには敏感になっています。
その為、自社の運営に支障が出るような支払いは避けたいと考えます。

例えば、請求する側は末締めの翌月末払い(サイト30日)で支払ってもらいたくても、支払う側は末締めの翌々月末払い(サイト60日)を希望するかもしれません。
それを打ち合わせもせずに請求書を出してしまうと、未払い等のトラブルが発生してしまう可能性もあります。
その為、取引開始時に支払いサイトなどもしっかりと確認をしてから取引を開始し、それを基に請求書の日付も決定する必要があるのです。

このように、請求書の日付について迷った場合には、その顧客の営業担当や会社の上層部に確認を取ることが必要です。
経理や総務の独断で行ってしまうと、会社全体や取引先に迷惑をかけてしまう可能性があるので注意しましょう。

■日付のない請求書は有効なの?

これまで請求書の日付についての重要性を述べてきました。
では、そもそも日付のない請求書は有効なのでしょうか?

まず、大前提として「記載は必要」になります。
ただ、公的機関などは予算の関係上、請求書の日付を取引先にゆだねる場合が例外としてあるのも事実です。
そういった場合は日付のない請求書も存在します。
ただ、このような場合には非常に細かな契約書やどのような業務を実際に行ったのかを確認できる書類がなければなりません。
それがあることで、日付のない請求書でも有効と判断することができるのです。

しかし、このようなことは非常に稀なケースで、基本的には日付のない請求書は無効です。
日付のない請求書は、実際には存在しないサービスや商品で、お金だけが動いている「カラの取引」と疑われる可能性が非常に強くなる原因となります。
税務調査時に疑いをかけられないようにするため、請求書には必ず日付を入れるようしましょう。

請求書は、企業にとってはお金と同じ非常に大切な書類です。
社内で使用するだけの書類ではなく、対外的な書類になるので、間違いは絶対に許されません。
また、請求書に記載する日付などの内容も自社の規定だけでなく、取引先の都合なども関係してきます。
その為、請求書を作成する際には自社の経理や総務の判断だけで作成するのでなく、営業担当や上司など会社全体の判断で作成するようにしましょう。

 


『請求書を作成する上で日付が重要な理由。』はコチラから⇒

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FintechPost 編集部
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