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請求書を作成する上で日付が重要な理由。

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経理や総務の仕事として請求書の作成というものがあります。
請求書は企業同士がお金のやり取りをする上で非常に重要なものになります。
請求書には様々な情報が記載されていますが、その中の一つである日付について説明します。

■請求書は何のために発行するのか

請求書はそもそも何のために発行をするのでしょう。
企業はサービスや商品を売ってお金に変えることで収益を上げます。
つまりお金をもらわなければ企業の存続は不可能と言えます。

小売店と一般客のような関係で、その場で商品とお金を交換する場合には請求書を出す必要はありません。
しかし、企業対企業の場合は掛売などが発生することもあります。
そういった際に、相手の為にも自分の為にも請求書は重要な役割を果たします。

請求書は「終わったサービスや納品した商品に対するお金の請求」を意味し、相手側からしても終わっていない仕事に関するお金を間違って払ってしまわない為の確認の書類にもなります。
その為、ほとんどの企業では請求書がなければお金の支払いは行われません。

また、相手から求められなくても自分自身の請求漏れを防ぐことにも役立ちます。
請求漏れだけではなく、税務署などから不透明なお金の流れと思われない為にも請求書は必要になります。

■請求書の日付の重要性

請求書には日付を入れる事が当たり前にはなっていますが、請求書の日付にはどのような重要性があるのでしょうか?
請求書に記載する日付には「請求日」と「支払締日」の2つがあります。
請求日は請求書を発行する側が受け取る側に請求する日付(請求側の会計締日)を表します。
つまり各会社の会計上の締日があり、締日から次の締日の間に提供したサービスや販売した商品のお金を請求するという意味合いを持ちます。

もう1つの支払締日は、受け取った側がいつまでにお金を支払えばよいのかを表します。
これらの日付はいくつか重要な役割を果たします。それは、

  1. どの期間の仕事に対しての請求かを明確にする
  2. 請求書紛失時、どの請求書なのかがすぐに分かる
  3. 相手が請求書の日付に応じて支払いをする

などです。

それぞれ簡単にご説明します。

1.どの期間の仕事に対しての請求かを明確にする

企業がお金を動かす際には、そのお金が何に対するものなのかを明確にする必要があります。
請求書に日付があり、請求明細に詳細が載っていれば、「いつの」「何の仕事」に対するお金か明確にすることができるので、支払いをスムーズに行うことができます。
また、税務署等の調査の際にも一目でお金の動きが分かるので重要になります。

2.請求書紛失時、どの請求書なのかがすぐに分かる

万が一、相手が請求書を紛失してしまった場合、速やかに再発行を求められることがあります。
その際、日付が無ければ、どの請求書なのかを調べるのに時間がかかってしまいます。
逆に日付があることで、いつ送られた請求書なのかをすぐに調べて再発行することができます。
そういった可能性もあるという事を頭に入れ、請求書を発行する際には控えを必ず作っておきましょう。

3.相手が請求書の日付に応じて支払いをする

企業は提供したサービスや商品をお金に変えることで運営されています。
つまり、サービスや商品を提供しても、お金をもらえなければ衰退し、やがては倒産してしまいます。
お金をもらえないという事を防ぐためにも支払締日の記載はとても重要になります。
支払締日はサービスの提供側と受け取る側の支払いに関する約束という意味を持つのです。

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FintechPost 編集部
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